Uitbetaling van bol: waarom het bedrag op je rekening niet je omzet is

Er komt een bedrag van bol op je rekening. Het staat op je afschrift, het is één regel, en het is verleidelijk om dat als je omzet te boeken. Dat is precies waar het misgaat, en het lastige is dat je boekhouding er daarna prima uitziet — inclusief je btw-aangifte.

Wat er werkelijk gebeurt tussen klant en bank

Je klant rekent af bij bol. Bol houdt daar zijn eigen kosten meteen vanaf — commissie, verzendkosten, pick&pack, voorraadkosten, advertenties — en maakt de rest aan jou over. Wat er op je rekening komt is dus het restant van een rekensom die al gemaakt is voordat jij hem zag.

Fiscaal ben jij de verkoper, niet bol. Jouw omzet is wat de klant heeft betaald: de volle consumentenprijs. De kosten die bol inhoudt zijn jouw kosten, met btw die je terug mag vragen. Beide bedragen horen in je administratie te staan, ook al heb je ze nooit apart over je rekening zien lopen.

Eén afrekening, helemaal uitgewerkt

Hieronder een volledige afrekening met verzonnen, ronde bedragen. Schrijf hem na, dan zie je de fout zelf gebeuren.

Bol maakt dan over: € 24.200 − € 1.210 − € 3.630 − € 1.452 − € 726 − € 242 − € 968 = € 15.972. Dat is het bedrag dat op je afschrift staat.

Waarom het toch een probleem is

• Je omzet klopt niet. Dat merk je bij je jaarrekening, bij een financieringsaanvraag en bij elke vergelijking met je eigen verkoopcijfers. Het is ook het eerste dat een controleur naast elkaar legt: vier btw-aangiftes tegenover je jaaromzet.
• Je kosten staan er niet in. Je hebt commissie en verzendkosten gemaakt die nergens voorkomen. Je brutomarge als percentage lijkt daardoor veel hoger dan hij is, en elke beslissing die je daarop baseert — prijzen, advertentiebudget — rust op een verkeerd getal. Je winst in euro's komt per saldo wel op hetzelfde uit; juist daardoor valt de fout niet op.
• Bij afwijkende tarieven loopt het wél mis. De rekensom valt alleen gelijk uit zolang alles 21% is. Zitten er 9%-artikelen tussen, of regels van 0% zoals de compensatie voor zoekgeraakte voorraad, dan betaal je echt te veel of te weinig.
• Voor de inkomstenbelasting telt het net zo goed. Een administratie die de uitbetaling als omzet boekt, heeft op twee plekken verkeerde getallen staan: in de btw-aangifte (1a en 5b allebei te laag) en in de winstaangifte (omzet en kosten allebei te laag, ook al is de winst gelijk). Een controleur legt omzet naast omzet, niet winst naast winst.

De journaalpost die deze fout zichtbaar maakt

Boek elke afrekening als één memoriaalpost die sluit. Aan de ene kant wat je krijgt en wat je hebt betaald, aan de andere kant wat je hebt verkocht.

Een omissie binnen deze afrekening wordt daardoor meteen zichtbaar. Laat je de advertentiekosten weg, dan sluit de post niet. Boek je de uitbetaling als omzet, dan ook niet. Wat de post níet kan laten zien, is een afrekening die je helemaal bent vergeten te verwerken; dat controleer je door de periodes van je kwartaal naast elkaar te leggen.

Per afrekening of per kwartaal?

Dat hangt af van hoe je je omzet aan tijdvakken toerekent.

• Boek je alles op factuurdatum, dan is het één post per afrekening, gedateerd op de factuurdatum van bol. Dat is de eenvoudigste vorm: elke factuur heeft precies één boeking.
• Reken je je omzet toe op verkoopdatum, dan komt de omzet per kwartaal en blijven de kostenposten per factuur staan. Dat is fiscaal het zuiverst, maar het levert meer regels op.

Wanneer bol factureert is overigens volstrekt voorspelbaar: altijd op de eerste of de vijftiende na het einde van je periode. Dat staat uitgewerkt in het stuk over de 1e-of-15e-regel. Werk je in e-Boekhouden, dan staat dezelfde afrekening met boekstukken en menupaden in bol-factuur inboeken in e-Boekhouden.

Hoe je het rechtzet als het jaren zo is gegaan

Dat is geen ramp. De btw is in de meeste gevallen per saldo goed afgedragen — dat liet het voorbeeld hierboven zien — en je winst komt per saldo ook op hetzelfde uit. Wat niet klopt zijn je omzet en je kosten: beide staan te laag. Je omzet is het getal waar je KOR-grens, je aangiftetijdvak, je jaarrekening en de controle “vier btw-aangiftes tegenover je jaaromzet” op draaien, en je rubrieken 1a en 5b zijn allebei te laag.

Leg het één keer voor aan je boekhouder en zet het goed vanaf het lopende boekjaar. Zit er een echt btw-verschil in — bijvoorbeeld doordat er tarieven van 9% of 0% tussen zaten — dan geldt de grens van de Belastingdienst: tot € 1.000 te veel of te weinig verwerk je in je eerstvolgende aangifte, daarboven doe je een suppletie.

Waar de bedragen vandaan komen

Alles wat in de journaalpost hierboven staat, staat in de twee bestanden die bol bij elke afrekening klaarzet. Welke kolom wat betekent en welke regels je moet overslaan, staat in het stuk over de factuurspecificatie. Wil je weten waar die bedragen vervolgens op je aangifteformulier terechtkomen, begin dan bij de complete uitleg over de btw-aangifte voor bol-verkopers.