Privacyverklaring

Wie verwerkt je gegevens

De onderneming achter tokobaas is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens.

Onderneming

DK Home Products · vennootschap onder firma

Adres

Tromplaan 8 A, 3742 AC Baarn, Nederland

KvK-nummer

84834730

Btw-nummer

NL863400413B01

E-mail

info@tokobaas.nl

Wat er níet naar ons toe gaat

De berekening draait volledig in je browser. Je factuurspecificaties worden op jouw apparaat ingelezen, gecontroleerd en doorgerekend, en gaan niet naar onze server.

• Je geüploade bestanden worden niet verstuurd en niet opgeslagen.
• Je verkoopregels, artikelen en bestelnummers bereiken onze server nooit.
• De gegevens van je klanten evenmin — die staan trouwens ook niet in de specificaties.

Sluit je het tabblad zonder iets op te slaan, dan is er van die berekening niets achtergebleven, ook niet bij ons.

Wat we wel bewaren

Alleen wat nodig is om je account te laten werken en om je kwartalen terug te kunnen vinden.

• Je e-mailadres, en je naam als je die opgeeft. Het e-mailadres is nodig om in te loggen, want er is geen wachtwoord; we gebruiken het ook voor de kwartaalherinnering, waar je je voor kunt afmelden. Je naam vragen we bij het aanmaken van een account, maar invullen is vrijwillig.
• Kwartaaltotalen die je zelf opslaat. Per kwartaal: je omzet en voorbelasting per rubriek en per land, de gekozen toerekeningsmethode, de stand van de drempelteller, welke van de twintig controles zijn geslaagd, en van elke bol-afrekening in dat kwartaal de soort, de periode en de factuurdatum (geen factuurnummers, geen bestandsnamen) — zodat de export voor je boekhouder kan zeggen welke bol-facturen erbij horen. Dat zijn enkele tientallen getallen en datums, geen regels.
• Je verkopernummer(s). Die staan in de specificatie zelf en dienen om je kwartalen aan de juiste onderneming te koppelen.
• Je instellingen. De grootboeknummers die je invult voor de journaalpost, en de naam die je je onderneming en winkels geeft.
• Je betalingen en je tegoed. Bedrag, status, datum en het kenmerk van de betaaldienst, en van je tegoed elke bij- en afschrijving met datum en omschrijving — zo kun je het saldo zelf natellen. Wij zien geen rekeningnummer en geen kaartgegevens.
• Onze facturen aan jou, en je factuurgegevens. Bij elke betaling maken wij een factuur; daarop staan je e-mailadres en je bedrijfsnaam, adres en — als je dat invult — btw-nummer. Bedrijfsnaam en adres vragen we één keer, vóór je eerste losse betaling, omdat ze wettelijk op een factuur horen; je kunt ze ook al bij het aanmaken van je account invullen en later bij je account wijzigen. Facturen die er al zijn veranderen dan niet meer mee.
• Je checkaanvragen en de rapporten, als je een listing- of reviewcheck aanvraagt. We bewaren wat je invult (een EAN of het adres van een productpagina), je toelichting en het geleverde rapport in je account. Wat er bij zo'n check precies gebeurt, staat hieronder apart uitgelegd.
• Je e-mailadres als je je inschrijft voor de Beleidsradar-mail. Dat staat los van een account: je hoeft geen klant te zijn. We bewaren het adres, het moment van inschrijven en op welke pagina je dat deed, en gebruiken het uitsluitend om je te mailen als er iets verandert in marketplacebeleid of regelgeving dat voor marketplaceverkopers relevant kan zijn. Geef je interesse op in Beleidsradar Pro, dan leggen we dat bij dezelfde inschrijving vast. Afmelden kan altijd, met de link onderaan elke mail; die link draagt een eigen code, nooit je adres. Het adres krijgt dan een afmelddatum zodat we kunnen aantonen dat je eraf bent. Van elke mail leggen we vast naar wie hij is gegaan, zodat niemand dezelfde update twee keer krijgt.
• Je sessie. Alleen een versleutelde afdruk van je inlogtoken, nooit het token zelf. Hetzelfde geldt voor de inloglink die je per mail krijgt.

De listing- en reviewcheck

Deze twee checks werken anders dan de btw-tool, die niets verstuurt. Bij het aanvragen staat dat in één regel; dit is de volledige versie.

• Wat we ophalen. De openbare productpagina van het EAN of de openbare reviews van de productfamilie die je opgeeft — informatie die elke bezoeker van de marketplace kan zien. Niets uit je verkoopaccount en niets uit je verkoopbestanden.
• Wie het ziet. Die paginatekst gaat voor de beoordeling naar de AI-dienst van Anthropic, als verwerker voor ons. Daar gaat je naam, je e-mailadres of iets anders uit je account níet heen. Het rapport lezen wij na voordat het in je account komt.
• Waarom we dat mogen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst: je vraagt de check aan, en zonder de pagina op te halen en te beoordelen is er geen check. We vragen daarom geen aparte toestemming; wel zeggen we het vooraf.
• Hoe lang. Je aanvraag en het rapport bewaren we zolang je account bestaat, zodat je het rapport kunt terugvinden. Vraag je om verwijdering van je account, dan gaan ze mee weg.

Waarom we dat mogen

Voor je account, je opgeslagen kwartalen, je checks en je betalingen is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst: zonder die gegevens is er geen dienst. Voor de kwartaalherinnering is dat ons gerechtvaardigd belang om je te laten weten dat er een deadline aankomt; één klik in die mail en je krijgt hem niet meer. Voor de administratie rond betalingen geldt een wettelijke plicht.

Hoe lang

• Je account, je kwartaaltotalen en je checkaanvragen met rapport: zolang je account bestaat. Vraag je om verwijdering, dan gaan ze weg.
• Gegevens rond betalingen, inclusief de facturen die wij aan jou sturen: zeven jaar, omdat de fiscus dat van ons verlangt. Die kunnen we dus niet eerder wissen — ook niet als je account weggaat.
• Inloglinks: vijftien minuten, en ze werken één keer. Sessies: dertig dagen, of korter als je uitlogt.
• Je inschrijving voor de Beleidsradar-mail: tot je je afmeldt. Daarna bewaren we het adres met de afmelddatum, zodat we niet opnieuw gaan mailen.

Wie het nog meer ziet

Zo min mogelijk partijen, en alleen waar het niet anders kan. We verkopen je gegevens niet en we gebruiken ze niet voor advertenties.

• Onze server. De site draait op een eigen server bij TransIP in Amsterdam. Je gegevens staan in Nederland en verlaten de Europese Unie niet.
• Mollie. Onze betaaldienst. Zij verwerken de betaling zelf; wij krijgen alleen terug of hij geslaagd is.
• Resend, onze e-mailverzender. Nodig om je inloglink, je betaalbevestiging en je kwartaalherinnering af te leveren. Resend ziet je e-mailadres en de inhoud van dat bericht en bewaart die dertig dagen in zijn logboek. Ons domein staat bij Resend in de EU-regio (Ierland), dus ook dit blijft binnen de Europese Unie.
• Anthropic — alleen bij een listing- of reviewcheck. Voor die checks wordt de openbare productpagina beoordeeld door de AI-dienst van Anthropic, als verwerker voor ons. Daar gaat de paginatekst heen, niet je naam, je e-mailadres of iets uit je account. Gebruik je alleen de btw-tool of de Beleidsradar, dan komt Anthropic er nergens aan te pas.

Cookies

Eén cookie, en die is nodig om ingelogd te blijven. Geen analytics, geen trackers, geen advertentienetwerken. Daarom is er ook geen cookiebanner: die is alleen verplicht voor cookies die níet strikt noodzakelijk zijn.

Lees precies welke cookie dat is.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of meenemen naar elders. Je mag ook bezwaar maken tegen het gebruik voor de kwartaalherinnering. Stuur een bericht naar info@tokobaas.nl vanaf het adres waarmee je bent ingelogd, dan weten we dat je het zelf bent. Zie ook de contactpagina.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat recht heb je altijd, ook als je ons niet eerst hebt benaderd.

Als er iets misgaat

Bij een datalek dat risico oplevert voor je gegevens melden we dat binnen tweeënzeventig uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en we laten het jou weten als het jou raakt. Gezien wat we bewaren zou zo'n lek gaan over e-mailadressen en kwartaaltotalen, niet over je verkoopadministratie.

Wijzigingen

Verandert er iets aan wat we bewaren, dan past deze pagina mee en verandert de datum bovenaan. Gaat het om iets wezenlijks, dan laten we het je weten in plaats van het stil aan te passen.