De factuurspecificatie van bol: downloaden en verwerken

Waar je de factuurspecificatie downloadt

In je verkoopaccount bij bol, onder Financiën. Daar staat een lijst met je facturen, tien per pagina, met onderaan pijltjes naar oudere periodes. Per regel zie je het factuurnummer, de factuurdatum en de periode waar hij over gaat.

• Verkoopfactuur — hier hangt je verkoopspecificatie aan.
• Adverteren via bol — hier hangt je advertentiespecificatie aan. Deze regel staat er alleen als je in die periode hebt geadverteerd.

Achter elke regel staat een knop Download factuur en daarnaast een menu met drie puntjes. In dat menu staat Download specificatie, en dat is het bestand dat je hier nodig hebt: de factuur bevat alleen de totalen, de specificatie bevat elke regel apart. Doe dit voor allebei de regels van elke periode.

Download ze als xlsx of csv — allebei werkt. Doe het voor alle periodes van het kwartaal dat je wilt aangeven, en pak er aan beide kanten een paar omheen. Een bestand dat je dubbel binnenhaalt is geen probleem; een bestand dat ontbreekt wel.

Welke bestanden je per periode krijgt

• De verkoopspecificatie. Elke verkoop, elke retour en elke kostenpost die bol heeft ingehouden — commissie, verzendkosten, pick&pack, voorraadkosten. Dit is het hoofdbestand.
• De advertentiespecificatie. Alleen als je adverteert. Een eigen bestand met een eigen opbouw; je advertentiekosten staan uitsluitend hierin en nergens anders. Wat er in de advertentiespecificatie staat.
• De pdf-facturen. De kostenfactuur en die voor adverteren. Voor het uitrekenen heb je ze niet nodig — alles wat erop staat, staat ook in de specificaties — maar ze zijn wél het stuk waarop je recht op aftrek van de btw rust, en ze vallen onder je bewaarplicht.

Waarom één uitbetalingsbedrag niet genoeg is

Op je bankafschrift staat wat bol heeft overgemaakt. Dat bedrag is voor je btw-aangifte niet bruikbaar, en de tabel hieronder laat zien waarom.

In dat ene uitbetaalde bedrag zijn de eerste vier al met elkaar verrekend. Je kunt er niet uit terugrekenen hoeveel omzet je hebt gemaakt of hoeveel btw je terug mag vragen — die informatie staat alleen in de regels. Wie de uitbetaling als omzet boekt, geeft een te lage omzet aan én mist de voorbelasting; dat is uitgewerkt in een apart stuk.

Hoe de verkoopspecificatie is opgebouwd

Het is geen gewone tabel die op rij 1 begint. Bovenin staat eerst een blokje gegevens over de factuur zelf, en pas daaronder de kolomkoppen.

• Rij 3 tot en met 6: de factuurperiode (“Periode: dd-mm-jjjj t/m dd-mm-jjjj”) en het factuurnummer. Belangrijker dan ze lijken — hieraan controleer je je dekking en je dubbele bestanden.
• Rij 8: de kopregel. Daar staan onder andere Type, Datum, Bestelnummer, Btw-bedrag, Bedrag (incl. BTW) en Land van verzending.
• Vanaf rij 9: de regels zelf, en helemaal onderaan de subtotalen en het eindtotaal.

De kolommen die ertoe doen

De regeltypes en waar ze heen gaan

Die laatste is een uitzondering die je makkelijk verkeerd boekt: er hoort geen btw bij, in geen van beide richtingen. Wat “buiten de scope van btw” precies betekent staat apart uitgelegd.

Drie dingen die een simpele optelling onderuithalen

Wie de kolom met bedragen in één keer optelt, loopt tegen deze drie aan. Ze zijn stuk voor stuk eenvoudig op te lossen, maar je moet ze wel kennen.

1. De totaalregels tellen mee

Onderaan elke categorie staat een subtotaal, en onderaan het bestand een eindtotaal. Die staan in dezelfde kolom als de gewone regels. Selecteer je de hele kolom, dan telt alles er twee keer in. Het is de makkelijkste fout om te maken en de moeilijkste om terug te vinden, want je uitkomst ziet er geloofwaardig uit — hij is alleen precies twee keer te hoog.

2. De btw-kolom is leeg bij je verkopen

3. Je verkopen staan negatief

Het bestand is geschreven vanuit bol. Een verkoop is voor bol een schuld aan jou en staat daarom met een minteken. Voor je eigen administratie draai je het teken om. Vergeet je dat, dan zie je het meteen; verwarrender is het als je het bij de ene groep wel doet en bij de andere niet.

Controleren of je kwartaal compleet is

Dit is de controle die de meeste fouten voorkomt, en hij kost twee minuten. Zet de periodes uit je bestanden op een rij — ze staan bovenin elk bestand — en kijk of ze op elkaar aansluiten.

• Een gat tussen twee periodes betekent dat je een bestand mist. Eindigt de ene op de 7e en begint de volgende op de 24e, dan ontbreekt de periode ertussen.
• Een overlap betekent meestal dat je hetzelfde bestand twee keer hebt — uit je downloadmap en nog eens uit je mail. Controleer het factuurnummer: dat is per afrekening uniek.
• Begin en eind van je kwartaal moeten gedekt zijn. Loopt je eerste periode pas vanaf de 8e, dan mis je de eerste week.

Let erop dat periodes over kwartaalgrenzen lopen. Een periode van 25 maart tot 7 april zit in twee kwartalen, en de bijbehorende factuur valt weer in een ander tijdvak dan de verkopen. Welke datum voor wat telt staat apart uitgelegd.

Een btw-export uit een ander pakket

Gebruik je een verkoop- of boekhoudpakket dat een btw-export maakt, dan is dat een derde soort bestand: meestal met een tabblad Totalen en een tabblad Specificatie, en een gevulde btw-kolom. Daar staan per categorie regels met “- totaal” in, en die moeten er net zo goed uit voordat je optelt.

Wat je hierna doet

Heb je je bestanden compleet, dan is de volgende vraag welke bedragen waar in je aangifte horen. Dat staat in de complete uitleg over de btw-aangifte voor bol-verkopers. Ga je ze inboeken, begin dan bij het inboeken van je bol-factuur.