Bol-factuur inboeken in e-Boekhouden: de afrekening stap voor stap

Bol stuurt je per afrekenperiode een factuur met een specificatie, en maakt één bedrag over. Dat bedrag is de uitkomst van een rekensom die al gemaakt is: je omzet, min je retouren, min commissie, verzendkosten, pick&pack, voorraadkosten en advertenties. In e-Boekhouden wil je al die onderdelen apart zien, want alleen dan kloppen je omzet, je kosten én je btw-aangifte. Dit stuk loopt één afrekening door, zoals we hem op 13 oktober 2026 in een proefaccount van e-Boekhouden hebben geboekt, met de schermen erbij.

Hoe werkt het?

We gebruiken dezelfde verzonnen afrekening als in het stuk over de uitbetaling, zodat je de bedragen kunt narekenen.

Wat je vooraf inricht

• Eén relatie “bol” (Relaties › Toevoegen). e-Boekhouden maakt geen onderscheid tussen klant- en leveranciersrelaties, en de verrekening hieronder werkt alleen als de verkoopfactuur en de kostenfacturen op dezelfde relatie staan.
• Een tussenrekening “Verrekening bol” van het type Betalingsmiddelen (Beheer › Inrichting › Grootboekrekeningen › Toevoegen, bijvoorbeeld code 1020). Bij een factuurbetaling kun je alleen kas- en bankrekeningen kiezen; daarom moet de tussenrekening dat type hebben.
• De gewone rekeningen uit het standaardschema volstaan: 8000 Omzet, 4590 Overige verkoopkosten (of een eigen rekening “Platformkosten bol”), 4510 Reclame en advertenties. De btw-rekeningen 1600 en 1630 vult e-Boekhouden zelf via de btw-code.

De route, stap voor stap

Alle boekstukken staan onder Boekhouden › Invoeren. De soort kies je bovenaan het scherm.

Wat moet je regelen?

1. 1Facturen › Factuur verstuurd, relatie bol, factuurnummer bijvoorbeeld de afrekenperiode. Regel 1: € 20.000,00, btw-code Btw hoog 21%, tegenrekening 8000 Omzet → e-Boekhouden rekent € 4.200,00 bij. Regel 2: − € 1.000,00 voor de retouren, zelfde btw-code en rekening → − € 210,00. Totaal € 22.990,00 inclusief.
2. 2Facturen › Factuur ontvangen, relatie bol, het factuurnummer van bols factuur. Per kostensoort een regel met Btw hoog 21%: commissie € 3.000, verzendkosten € 1.200, pick&pack € 600, voorraad € 200, allemaal op 4590 of je eigen kostenrekening. Totaal € 6.050,00 inclusief. Staat er een “compensatie zoekgeraakte artikelen” in de specificatie, dan is dat een negatieve regel met btw-code Geen btw.
3. 3Nog een Factuur ontvangen voor “Adverteren via bol”, als je adverteert: € 800,00, Btw hoog 21%, 4510 Reclame en advertenties, totaal € 968,00. Dit heeft een eigen factuurnummer en een eigen specificatie.
4. 4Verrekenen via de tussenrekening. Bol betaalt de kostenfacturen niet apart, hij houdt ze in. Boek onder Afschrift/bonnetjes drie factuurbetalingen op rekening 1020 Verrekening bol: een Factuurbetaling verstuurd van € 6.050,00 op de kostenfactuur, een Factuurbetaling verstuurd van € 968,00 op de advertentiefactuur, en een Factuurbetaling ontvangen van € 7.018,00 op de verkoopfactuur. De tussenrekening staat daarna weer op nul en de kostenfacturen zijn voldaan.
5. 5Afschrift/bonnetjes › Factuurbetaling ontvangen op je bankrekening: de bankregel van € 15.972,00 op de verkoopfactuur. Die stond nog voor € 22.990 − € 7.018 = € 15.972 open, dus hij valt precies dicht.

Na stap 5 staat er bij bol niets meer open. Dat is je eerste controle. De tweede is de aangifte: onder Boekhouden › Aangiftes › Btw-aangifte zie je € 19.000 omzet met € 3.990 btw in rubriek 1a (€ 20.000 − € 1.000 en € 4.200 − € 210) en € 1.218 voorbelasting in 5b. Zo zag dat eruit in onze test:

Waarom niet één memoriaalboeking

Boekhoudkundig is één memoriaalpost per afrekening de mooiste vorm: dezelfde post die de btw-tool oplevert. We hebben hem in e-Boekhouden ingevoerd — debet de vordering, de kosten, de voorbelasting en de retouren, credit de omzet en de btw daarover, sluitend op € 24.200 — en daarna de aangifte geopend.

Wanneer geldt dit voor jou?

Dit is waarschijnlijk relevant als je:

• je boekhouding in e-Boekhouden doet en via bol verkoopt, met of zonder de koppeling van Webwinkelfacturen;
• tot nu toe de uitbetaling van bol als omzet hebt geboekt (dan staan je omzet en je kosten allebei te laag);
• adverteert via bol — die kosten staan in een apart bestand en worden het vaakst vergeten;
• een boekhouder hebt en hem per afrekening één sluitende post wilt aanleveren in plaats van de specificaties.

Veelgemaakte fouten

De bankregel als omzet boeken

Dan staat je omzet € 6.800 te laag (€ 20.000 tegenover € 13.200 exclusief btw), ontbreken je retouren en ontbreekt € 5.800 aan kosten. De af te dragen btw en je winst komen per saldo vaak toch goed uit, waardoor je het jaren niet merkt.

De afrekening als memoriaalpost boeken en de aangifte vertrouwen

Zonder btw-code per regel komt de omzet-btw niet in rubriek 1a. In onze test miste de aangifte € 3.990. Boek omzet en kosten als facturen met btw-code.

De advertentiefactuur overslaan

Hij staat niet in de verkoopspecificatie maar in een eigen bestand. Zonder die factuur mis je € 168 voorbelasting per afrekening in dit voorbeeld, en je verrekening sluit niet.

De compensatie voor zoekgeraakte artikelen met 21% boeken

Die regel staat op de factuur van bol met de voetnoot "transactie buiten de scope van btw". Het is een negatieve kostenregel met btw-code Geen btw; met 21% erop vraag je btw terug die er niet is.

Per maand boeken terwijl bol per twee weken afrekent

Elke factuur van bol hoort zijn eigen boeking te krijgen, met zijn eigen factuurnummer. Twee afrekeningen samenvoegen maakt het onmogelijk om een factuur later nog terug te vinden.

Waar de bedragen vandaan komen

Elk bedrag hierboven staat in de twee bestanden die bol bij elke afrekening klaarzet. Welke kolom wat betekent, welke regels je moet overslaan en hoe je een heel kwartaal compleet krijgt, staat in het stuk over de factuurspecificatie. Waarom de omzet de volle consumentenprijs is en niet de uitbetaling, staat in het stuk over de uitbetaling. In welk kwartaal omzet en kosten horen, staat in het stuk over de kwartaalgrens.

• Omzet en retouren: de regels “Verkoopprijs” en “Correctie verkoopprijs” in de verkoopspecificatie. De btw-kolom is daar leeg; de btw is het bedrag inclusief gedeeld door 121 maal 21.
• Kosten: alle andere regels in dezelfde specificatie, met het btw-bedrag al ingevuld.
• Advertenties: de aparte advertentiespecificatie, bedrag exclusief en btw apart.

Wat we niet hebben getest

De facturen en de aangifte zijn in het proefaccount geboekt en nagekeken; de factuurbetalingen uit stap 4 en 5 zijn beschreven naar de handleiding van e-Boekhouden en niet doorgeklikt. Het rekeningschema van jouw administratie kan afwijken van het standaardschema, en e-Boekhouden past zijn schermen aan; de handleiding onderaan is dan de bron die bijblijft.