De twintig controles
Voordat er een overzicht op je scherm verschijnt, lopen er twintig controles over je eigen bestanden. Je ziet ze stuk voor stuk langskomen. Dat is geen balkje dat altijd volloopt: elke controle kijkt echt iets na en kan ook oranje of rood worden. Hieronder staat wat ze doen.
Ze draaien in je browser, op de bestanden die je erin sleept. Er gaat niets naar een server — ook niet tijdens het controleren.
Wat de kleuren betekenen
Groen
Nagekeken en in orde. Verreweg de meeste controles staan hier, en dan hoef je niets te doen.
Oranje
Iets om te weten, geen reden om te stoppen. Je berekening loopt gewoon door; het staat erbij met de reden erachter, zodat je zelf kunt bepalen of het uitmaakt.
Rood
Komt maar op één manier voor: geen enkel bestand herkend. Dan rekent de tool niet en zie je waarom. Liever geen overzicht dan een overzicht dat nergens op slaat.
Stuk voor stuk
Bestanden ingelezen
Hoeveel bestanden je erin sleepte, hoe groot ze zijn en of ze open te krijgen zijn. Xlsx en csv mogen door elkaar. Bij een csv zoekt de tool zelf uit wat het scheidingsteken is en hoe de tekst gecodeerd is, zodat een export uit een ander pakket ook gewoon opengaat. De xlsx van bol vraagt om een extra stap: in het bestand staat een celbereik dat alleen het datablok dekt, waardoor sommige programma’s de factuurperiode en de kopregel overslaan. Die worden eerst teruggehaald en daarna pas gelezen.
Specificatietype herkend
Is dit een verkoopspecificatie, een advertentiespecificatie of een btw-export uit een ander pakket? Dat wordt aan de inhoud gezien en niet aan de bestandsnaam of de extensie, dus hernoemen of opslaan-als verandert er niets aan.
Wanneer het oranje wordt: Een bestand dat op geen van de drie lijkt wordt overgeslagen en met naam genoemd. Is er geen énkel bestand herkend, dan wordt deze controle rood en rekent de tool niet verder — liever geen overzicht dan een verkeerd overzicht.
Kopregels en kolommen compleet
Elk type heeft zijn kopregel op een andere plek: bij bol op rij 8, in een btw-export op rij 1, en een advertentiebestand heeft heel andere kolommen. Er wordt nagekeken of de kolommen die de berekening nodig heeft er werkelijk staan: type, bedragen, btw, datum en land.
Wanneer het oranje wordt: Herkent de tool de kopregel van een bestand niet, dan telt dat bestand niet mee. Dat is beter dan nullen in je overzicht die eruitzien als een antwoord.
Periode, factuurnummer en winkel uitgelezen
Uit de kop van elk bestand komen drie dingen: de factuurperiode, het factuurnummer en je verkopernummer. De periode bepaalt de factuurdatum, het factuurnummer vangt dubbele uploads af, en het verkopernummer zegt van welke winkel dit bestand is.
Wanneer het oranje wordt: Zitten er bestanden van twee winkels door elkaar, dan zie je beide nummers staan. Rekenen gaat gewoon door. Bij het bewaren vraagt de tool eerst of die winkels onder hetzelfde btw-nummer vallen: zo ja, dan tellen ze samen op tot één aangifte; zo nee, dan reken je ze apart door, één winkel per keer.
Dubbele uploads gecontroleerd
Hetzelfde factuurnummer twee keer erin telt één keer. Dat gebeurt makkelijker dan het klinkt — hetzelfde bestand uit je downloadmap en nog eens uit je mail — en het zou je omzet in één klap verdubbelen.
Wanneer het oranje wordt: Je ziet hoeveel bestanden zijn overgeslagen en om welk factuurnummer het ging.
Subtotaal- en eindtotaalregels uitgesloten
Onder elke categorie zet bol een subtotaal, en onderaan het bestand een eindtotaal. Tel je die mee, dan staat alles er twee keer in. Die regels worden overgeslagen en geteld, zodat je ziet hoeveel het er waren.
Detailregels verwerkt
Hoeveel regels er daadwerkelijk zijn meegenomen. Dat getal hoort te lijken op wat je zelf in het bestand ziet staan; wijkt het ver af, dan is er iets niet gelezen — en dat weet je liever nu dan na het indienen.
Detailsom sluit op eindtotaal per bestand
De opgetelde detailregels worden naast het eindtotaal gelegd dat bol zelf onderaan het bestand zet. Blijft het verschil onder de vijf cent, dan komt onze optelling uit op hetzelfde bedrag als die van bol. Dit is de controle die het meeste zegt: hij toetst niet aan onze eigen aanname, maar aan het getal waar bol zelf mee komt.
Wanneer het oranje wordt: Bij een groter verschil hoor je welk bestand niet sluit, zodat je dat ene bestand kunt nakijken.
Btw-kolom op omzetregels gecontroleerd
Op de omzetregels van bol is de btw-kolom leeg; daar staat alleen het bedrag inclusief btw. De btw wordt dan berekend als 21/121 van dat bedrag. Staat de kolom wél gevuld, zoals in een btw-export, dan wordt hij overgenomen zoals hij er staat. In de controle zie je welke van de twee er is gebeurd.
Landcodes gevalideerd
Elke omzetregel heeft een land van verzending. Nederland en België kent de tool, want dat zijn de landen waar bol levert.
Wanneer het oranje wordt: Komt er een ander land voorbij, dan wordt dat apart getoond in plaats van stilletjes bij Nederland opgeteld. Een onverwacht land is meestal iets om uit te zoeken, geen afrondingsverschil.
Omzet per land opgeteld
Nederlandse en Belgische omzet blijven gescheiden. Zolang je onder de EU-drempel van € 10.000 blijft, telt je Belgische omzet met Nederlandse btw gewoon mee in rubriek 1a; daarboven gaat hij naar je OSS-aangifte of je Belgische aangifte. Dat scheiden gebeurt per regel, niet met een verdeelsleutel achteraf.
Retouren en correcties verwerkt
Een retour is geen kostenpost maar een correctie op je omzet. Correctieregels gaan van de omzet af én van de btw daarover, in het land waar de verkoop vandaan kwam.
Platformkosten en voorbelasting bepaald
Commissie, verzendkosten, pick&pack, voorraadkosten, retourzegels: alles wat bol inhoudt is een kostenpost met btw erop, en die btw is voorbelasting (rubriek 5b). Compensaties voor zoekgeraakte artikelen vallen buiten de btw en verlagen alleen de kosten. Is er in een kwartaal meer teruggeboekt dan gefactureerd, dan blijft 5b negatief staan — dat wordt niet weggepoetst tot een aftrekpost die er normaal uitziet.
Advertentiekosten meegenomen
Adverteer je via bol, dan staat dat in een tweede bestand, met 21% btw die je mag terugvragen. Die btw telt mee in dezelfde rubriek 5b. Let erop dat je dat bestand meeneemt: het staat los van je verkoopspecificatie en er wordt daarin nergens naar verwezen.
Wanneer het oranje wordt: Zit er geen advertentiebestand bij, dan vraagt de tool of je wel adverteert. Meer niet: wie niet adverteert heeft dat bestand niet, en dan is er ook niets mis.
Regeldatums gelezen
Elke regel heeft een datum, en die bepaalt in welk kwartaal hij valt. Datums worden gelezen in dd-mm-jjjj, in de internationale notatie en als datumgetal van Excel.
Wanneer het oranje wordt: Regels zonder leesbare datum worden geteld en genoemd, in plaats van in het eerste het beste kwartaal te belanden.
Aan kwartalen toegewezen
Volgens de methode die je vooraf kiest. Op verkoopdatum telt je omzet in het kwartaal van de verkoop en de btw op de kosten van bol in het kwartaal van de factuur; op factuurdatum tellen ze allebei op de factuurdatum. Die factuurdatum hoef je nergens op te zoeken: bol factureert altijd op de 1e of de 15e na het einde van een periode, en dat is uit de periode zelf af te leiden.
Periodes over een kwartaalgrens toegerekend
Een factuurperiode van 25 maart tot en met 7 april ligt in twee kwartalen. Wat daarmee gebeurt, hangt af van je methode. Op verkoopdatum wordt zo’n periode per regel verdeeld: de omzet telt op de dag van de verkoop, de kosten op de factuurdatum. Op factuurdatum telt de hele periode in het kwartaal van de factuur — voor deze periode is dat 15 april, dus het tweede kwartaal.
Tijdlijn en kwartaaldekking gecontroleerd
Uit de periodes zelf wordt je tijdlijn opnieuw opgebouwd: sluiten de periodes op elkaar aan, zit er een gat tussen, overlappen er twee, en is je kwartaal van begin tot eind gedekt? Er wordt nooit aangenomen hoeveel bestanden een kwartaal hoort te hebben — dat hangt ervan af of je één of twee keer per maand wordt uitbetaald.
Wanneer het oranje wordt: Bij een gat of een half gedekt kwartaal krijg je een melding en geen blokkade: je mag halverwege een kwartaal draaien en later aanvullen. Upload je een btw-export én losse specificaties over dezelfde periode, dan waarschuwt de tool dat je omzet dubbel kan tellen.
Bestelnummers voor zakelijke EU-orders
Verkoop je aan een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig btw-nummer (te controleren via VIES) en kun je het vervoer naar dat land aantonen, dan geldt voor die order het 0%-tarief en gaat hij naar rubriek 3b en naar je ICP-opgaaf — een tijdige ICP-opgaaf is zelf ook een voorwaarde. In de bestanden van bol staat nergens dát een order zakelijk was, dus dat vul je zelf in door het bestelnummer op te geven. Deze controle kijkt of er bestelnummers in je bestanden staan, want zonder die kolom kan de tool zo’n order niet terugvinden.
Wanneer het oranje wordt: Staan er geen bestelnummers in je bestanden, dan meldt de tool dat. Verkoop je alleen aan consumenten, dan heb je deze controle niet nodig.
Overzicht per rubriek samengesteld
Pas hier worden de cijfers per kwartaal op een rij gezet, in de volgorde van het aangifteformulier: 1a, 3b, 5b, en je Belgische omzet apart. Wat je op het scherm ziet is de optelsom van alle controles hierboven, niet een tweede berekening ernaast.
Waar deze lijst vandaan komt
Deze pagina houdt geen eigen lijstje bij. De namen hierboven en hun volgorde worden opgehaald uit dezelfde code die de controles uitvoert. Er kan dus geen controle bijkomen of verdwijnen zonder dat deze pagina meeverandert. Alleen de uitleg eronder is met de hand geschreven — de controle zelf is de code.
Wat er daarna met de uitkomst gebeurt
Op het scherm zie je meteen welke controles zijn geslaagd en welke iets melden. Ontgrendel je het kwartaal, dan komt die uitkomst ook in je kwartaaldossier te staan, samen met je cijfers, de methode die je koos en de bestanden die zijn verwerkt. Dat dossier hoort bij je administratie: het laat later nog zien waar je aangifte op rustte. Wat wij op onze server bewaren is alleen wélke controles zijn geslaagd — nooit je regels, je bestelnummers of je bestanden.
Hoe dat eruitziet, staat in het voorbeeldrapport: de export voor je boekhouder, met onderaan dezelfde twintig controles.
Meer daarover staat in de privacyverklaring. Wil je weten hoe de btw-regels achter deze cijfers werken, kijk dan in de Kennisbank.
Zie ze over je eigen bestanden lopen
Sleep je specificaties erin en je ziet binnen een minuut welke van de twintig groen zijn en welke iets te melden hebben. Dat deel kost niets en je hebt er geen account voor nodig; de bedragen zelf ontgrendel je daarna per kwartaal.
Reken je kwartaal door